Office Assistant

À propos de Syntax
Syntax est un acteur de référence dans les services cloud managés et l’intégration de solutions ERP (Oracle, SAP). Depuis 1972, nous accompagnons les entreprises de toutes tailles avec des solutions technologiques performantes, adaptées aux environnements cloud privés, publics et hybrides.

Nous sommes reconnus pour notre expertise en conseil technique et fonctionnel, ainsi que pour notre capacité à superviser et automatiser les systèmes d’information avec des technologies de pointe. En pleine expansion en France, nous collaborons déjà avec des entreprises majeures et poursuivons activement notre développement sur le marché européen.

COORDINATRICE, OPÉRATIONS DE BUREAU ET EXPÉRIENCE EMPLOYÉ

Localisation : Montréal (en présentiel)

Aperçu du poste :

Le (la) Coordonnateur (trice) sénior, opérations de bureau et expérience employé joue un rôle clé quand la qualité de l’expérience employé et dans le bon fonctionnement quotidien du bureau de Montréal. Cette personne agit comme principal point de contact à la réception et veille à offrir un environnement de travail accueillant, organisé, professionnel et efficace pour les employés, visiteurs et clients.

Cette personne est responsable de la coordination des opérations administratives et logistiques du bureau, de la gestion des approvisionnements, du soutien aux événements internes, ainsi que de la gestion des espaces communs. Elle contribue également aux communications internes et à diverses initiatives visant à bonifier l’expérience globale au bureau.

La personne idéale se distingue pour son sens du service, son autonomie, sa débrouillardise, sa discrétion professionnelle et sa capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales :

Gestion de l'approvisionnement et des stocks

• Superviser l'approvisionnement en matériel de bureau et passer des commandes au besoin
• Gérer les stocks de produits alimentaires et boissons (fruits, barres tendres, lait, thé, alcool, etc.) et de commodités de bureau, et assurer leur réapprovisionnement
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, et en assurer leur approvisionnement
• Maintenir des niveaux d’inventaire adéquats afin de répondre aux besoins quotidiens du bureau.

Soutien administratif et accueil

• Gérer les demandes de services et les visites au bureau
• Fournir un soutien administratif aux membres de l'équipe et aux parties prenantes exécutives, au besoin
• Accueillir et orienter les visiteurs et les clients, en veillant à leur enregistrement conformément aux protocoles de sécurité
• Effectuer le suivi des budgets, gérer certaines dépenses et préparer ou approuver des factures
• Gérer les demandes et l’activation des cartes d'accès
• Coordonner, au besoin, la facturation et le traitement des chèques avec le département des finances
• Assurer la coordination avec la sécurité au bureau conformément aux protocoles établis.

Organisation d'événements

• Collaborer avec d'autres départements afin d’assurer le bon fonctionnement des événements internes et des 5@7
• Soutenir la planification et la coordination d’événements internes et festifs, tels que Movember, les événements camion de pizza, les événements huîtres, et d’autres activités au bureau
• Planifier et organiser des lunchs d'équipe pour des groupes.

Gestion de l'espace de travail

• Maintenir l'organisation générale de la réception et des espaces de bureau 
• Veillez à la propreté de la cuisine et remplir le lave-vaisselle
• Coordonner des projets de rénovation ou d’amélioration des espaces de travail et soutenir la mise à jour de la documentation liée à l’occupation ou aux certificats, au besoin
• S’assurer que certains équipements du bureau, y compris les machines à cafés, sont programmés pour le nettoyage automatisé lorsque applicable.

Gestion logistique et télécommunications

• Coordonner les livraisons pour l’équipe IT et les différents départements
• Gérer le renouvellement des contrats d'hôtels et de télécommunications, au besoin
• Trier, distribuer et expédier le courrier et les colis
• Analyser mensuellement les données de téléphonie mobile afin d’identifier les dépassements de forfait ou autres frais, et transmettre les factures au service de paie
• Toutes autres tâches connexes.

Communication interne et soutien à la création de contenu

• Concevoir des affichages visuels et promouvoir les événements internes
• Rédiger et/ ou soutenir certaines communications internes liées au bureau
• Contribuer aux initiatives visant à renforcer la visibilité, l’engagement et l’expérience employé au bureau
• Effectuer toute autre tâche connexe requise.

Qualifications :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente
• Minimum de 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire en réception, coordination de bureau, administration, comptabilité ou soutien opérationnel
• Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit, requis
• Disponibilité pour travailler à temps plein en présentiel au bureau de Montréal
• Excellentes habiletés en service à la clientèle et en communication interpersonnelle
• Très bonne capacité d’organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités
• Grande autonomie, sens de l’initiative et souci du détail
• Expérience en soutien à l’organisation d’événements internes et en logistique de bureau, un atout important
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Microsoft Forms et Power Point
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer les imprévus avec professionnalisme.

COORDINATOR, OFFICE OPERATIONS AND EMPLOYEE EXPERIENCE

Localisation: Montreal (On-site)

Position Overview 

The Senior Coordinator, Operations and Office Experience plays a key role in supporting a positive employee experience and ensuring the smooth day-to-day operations of the Montreal office. Acting as the main point of contact at reception, this individual helps create a welcoming, organized, professional, and efficient workplace environment for employees, visitors, and clients.

This role is responsible for coordinating office administration and logistics, managing supplies and inventory, supporting internal events, tracking certain expenses and invoices, and helping maintain shares spaces. The position also contributes to internal communications and initiatives that enhance the overall office experience.

The ideal candidate is service-oriented, highly organized, proactive, resourceful, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

Supply and Inventory Management

• Oversee office supply procurement and place orders as needed
• Manage inventory of several food and beverage items (fruits, snacks, milk, tea, coffee, alcohol, etc.), and other office kitchen items, and reorder as required
• Manage and reorder office supplies (pens, eraser, notepad, etc.)
• Maintain adequate stock levels to support day-to-day needs of the office.

Administrative Support and Reception

• Manage service requests and office visits
• Provide administrative support to team members and executive stakeholders, as needed
• Welcome visitors and clients, ensuring they are registered in accordance with security protocols
• Track budgets, manage certain expenses, and prepare or approve invoices
• Manage access card requests and activations
• Coordinate invoicing and cheque processing with Finance department, as required
• Ensure coordination with office security in accordance with established protocols.

Event Coordination

• Collaborate with other departments to support the smooth execution of internal events and happy hours
• Assist with planning and coordinating internal events and celebrations such Movember, pizza truck events, oysters events, and other employee activities
• Plan and organize team lunch for groups.

Workspace Management

• Maintain the overall organization of the reception area and office spaces
• Help ensure kitchen cleanliness, and load/unload dishwasher
• Coordinate office renovation or workplace improvement projects and support updates to occupancy /user certification documentation, as needed
• Ensure the office equipment, including coffee machines, is set for automated nightly cleaning where applicable.

Logistics and Telecommunications Management

• Coordinate deliveries for the IT team and other departments
• Manage renewals of hotel and telecommunications contacts, when applicable
• Review monthly mobile phone usage data to identify extra charges and share relevant invoices and deductions to payroll
• Perform other related duties to support efficient office operations.

Internal Communications and Content Support

• Create visuals displays and promote internal events
• Draft and support internal office communications
• Contribute to initiatives that enhance visibility, engagement, and the overall employee experience in the office.

Perform all other duties as required.

Qualifications

• College diploma in administration, office management, accounting, or a related field, or equivalent experience
• Minimum of 5-7 years of experience in a similar office coordination, reception, accounting, or operational support role
• Bilingualism in French and English, both spoken and written, is required
• Availability to work full-time on-site in the Montreal office
• Strong customer service and interpersonal communication skills
• High level of autonomy, initiative, and attention to detail
• Experience supporting internal events and office logistics is a strong asset
• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism
• Ability to work in a fast-paced environment and handle changing priorities professionally
• Proficiency with Microsoft Office tools, including Outlook, Excel, Microsoft Forms, and Power Point

Pourquoi rejoindre Syntax ?

Rejoindre Syntax, c’est intégrer une entreprise dynamique et innovante, impliquée dans des projets d’envergure qui transforment le secteur. Nous avons récemment contribué au lancement d’un site de production parmi les plus avancés technologiquement, basé sur SAP S/4HANA Cloud et SAP Digital Manufacturing Cloud for Execution.

Ce que nous offrons :
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✔ Une organisation agile, avec une hiérarchie horizontale et une culture du feedback ouverte
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